O Poder das pessoas em manter uma cultura sustentável de mudança

Muitas organizações e gestores estão cientes de um problema crescente - suas operações parecem estar ficando mais complexas, menos eficientes, mais caras, o mercado mais competitivo etc. Grandes equipes espalhadas por vários departamentos, escritórios trabalhando em diferentes cidades e  diferentes padrões  tornam mais difícil para as equipes colaborar, compartilhar e aprender uns com os outros.

Em resposta a isso, as organizações estão procurando simplificar usando os modelos de processos de negócios como a linguagem para descrever suas operações. Vários esforços e  tempo  estao sendo investidos em  tecnologia de gestão de processos, metodologias de melhoria como BPM Business Process Management , Six Sigma, LEAN e normas de notação de processo como BPMN.

Um aspecto que talvez mereça mais foco é o papel que as pessoas desempenham na criação das condições certas para uma cultura colaborativa de mudança em toda a sua organização. Já não é  suficiente para executar iniciativas de melhoria, obter o conhecimento dos processos a grandes custos e "esperar" que as mudanças sejam operacionalizadas e sustentadas.

Um ambiente e alguma estrutura são necessários para que as pessoas estejam motivadas a participar e sejam pessoalmente investidas em sustentar mudanças e melhorias contínuas.

Segue abaixo algumas dicas para influenciar uma cultura de mudança sustentável de processo:

Identificar e implamntar as funções e responsabilidades certas para cada funcionário é fundamental para apoiar a melhoria contínua e uma cultura sustentável de processo colaborativa.

Nestas dicas abaixo o papel de cada funcionário é de um jogador. Cada um joga uma parte em cria uma cultura saudável da mudança sustentável de processo  e de melhoria:

1. Participante do processo

Estas são as pessoas que estão envolvidas no processo e os que precisam para acertar. Muitas vezes eles estão entregando a experiência do cliente - que o trabalho da vida real significa que eles estão em uma posição para contribuir ideias valiosas e idéias baseadas na experiência junto ao cliente.

2. Especialista em Processo

Esta é a pessoa que gerencia um processo em nome de ser o dono do mesmo no dia a dia. Eles têm uma compreensão detalhada do processo e responde a sugestões de melhoria, certificando-se de que a informação permaneça atual. Eles coordenam com as partes interessadas quaisquer problemas.

3. Proprietário do processo

Essas pessoas têm responsabilidade geral por um processo. Eles são responsáveis ​​pelo processo de operação eficiente e continuamente melhorando, mas eles não são necessariamente usá-lo no dia-a-dia e não são os especialistas. Vale a pena notar que este papel pode muitas vezes ser uma barreira para a mudança de processo.

4. Analistas de Processos

Os analistas dos Processos impulsionam a melhoria dos processos - eles são o núcleo da cultura da mudança. Eles dão orientação e aconselhamento aos especialistas e proprietários e ajudam a definir os padrões e expectativas dentro da organização. Eles promovem a visão de processo definida pelo Diretor de Operações através de comunicação regular e fornecem mentoria a entrega de planos de ação. Eles revisam os processos com os especialistas e monitoram as sugestões de melhoria.

5. Diretor de Operações (Processos)

A visão geral dos macros processos  vem do Diretor de Operações. Idealmente no nível executivo, eles precisam ser vistos apoiando os esforços de melhoria e capacitando os analistas de Processos. É geralmente um papel de baixa atividade, mas vital na criação de uma cultura colaborativa de mudança e aperfeiçoamento.

6. Especialista em Melhoria tecnológicas

Essas pessoas se especializam em ferramentas e tecnologias. Eles aplicam técnicas avançadas de processo e metodologias para ajudar as equipes a extrair e coordenar iniciativas de melhoria.

Usando a estrutura RGCI para a gestão dinâmica de partes interessadas

Compreender a importância das pessoas e dos papéis na sustentação da mudança colaborativa e melhoria dentro de uma organização é o primeiro passo. Mas descobrir o papel de cada uma dessas partes interessadas requer o  entendimento de cada processo. RACI é uma estrutura estruturada que pode ajudá-lo a fazer isso de forma muito eficaz.

R - QUEM É RESPONSÁVEL?

Participantes

A - QUEM É GERENCIADOR?

Proprietários e especialistas

C - QUEM PRECISA SER CONSULTADO?

Determinado de partes interessadas chaves - aqueles que são afetados precisam de ser consultados antes de cada mudança.

I - QUEM PRECISA SER INFORMADO?

Interessados como gestores de risco, proprietários de sistemas, proprietários de processos interligados, especialistas. Qualquer pessoa dependente do processo.

Colaboração e comunicação

A estrutura RGCI ajuda a determinar o nível de envolvimento e comunicação apropriado para cada stakeholder para mudanças de processo. Nesse sentido - não basta apenas rastrear tabelas RGCI  para cada processo, mas garantir que as comunicações sejam gerenciadas por meio dessa tabela. São necessárias ferramentas que permitam atualizações e mudanças em tempo real, de modo que as partes interessadas possam ver de relance as mudanças que estão acontecendo, como elas são afetadas e como ou se elas precisam estar envolvidas na mudança.

Impacto dos Comportamentos da Equipe Executiva

O comportamento percebido de sua equipe executiva desempenha um papel enorme na promoção da cooperação. Se a equipe enxergar  que os executores estão  colaborando, isso demonstra  para os níveis baixo da sua  organização e  para se certificar de que o Diretor de Operações é visível e as pessoas sabem o seu nome e seu.

Se você não mede nada disto quer dizer que nada tem importância

Se os funcionários não souberem  que processos  estão envolvidos ou mesmo onde procurar essa informação dá aos funcionários  desculpa para não engajar. Assim como os KPIs, a percepção é que se você não está medindo não deve ser importante. As pessoas não colocam em sua lista de prioridades.

Da mesma forma, uma ferramenta de feedback eficaz é importante. Se você não der a sua equipe uma voz, você pode acabar com uma corrente de reclamações e desengajamento.

Lista de verificação de poder das pessoas

Agora que você sabe sobre os papéis críticos de cada funcionário, veja como sua organização se organiza quando se trata dos grupos para construção de uma cultura de melhoria.

Por enquanto é isto.